Partiamo dalla definizione: un budget non è altro che una previsione di spese e incassi che un’azienda si aspetta di sostenere per raggiungere degli obiettivi specifici e misurabili. Si tratta di un’attività scientifica e, per questo, si conduce senza improvvisare. È in grado di mettere l’imprenditore nella condizione di avere tutto sotto controllo in termini di entrate e di uscite.
Cerchi la giusta rotta? Segui il budget!
In pratica, è una bussola che indica sempre la rotta da seguire. Redigere il budget annuale è fondamentale per avere il polso dell’azienda e offre la preziosa opportunità di conservare l’equilibrio economico malgrado l’avvento di episodi o eventi svantaggiosi. In breve, permette di gestire gli imprevisti senza che l’azienda possa rimanere travolta.
In Italia esistono alcune realtà che sono tenute a redigere il budget dalla legge. Purtroppo non è lo stesso per le aziende ristorative infatti, molte di queste, non pianificano sistematicamente un budget. E se lo fanno, non lo fanno con criterio. Per esempio, durante le mie consulenze, mi imbatto spesso in clienti che non comprendono l’importanza del budget, ma che si trovano costretti a pianificarlo per presentarlo alla banca. Allora, in quel caso, per non spendere tempo ed energie, applicavano la tecnica del 5+, 5-.
Di che si tratta?
In definitiva, consiste nel prendere come base il budget dell’anno appena trascorso e incrementare o diminuire del 5% tutte le voci per evidenziare una proiezione positiva o negativa. Si tratta di un’operazione rischiosissima in quanto non parte da dei dati veritieri e, di conseguenza, se si osserva potrebbero condurre la nostra attività sul lastrico. In questo caso, come possiamo stabilire degli obiettivi o pianificare degli investimenti per aumentare la produttività? Nutrire delle aspettative in questo senso risulta impossibile in quanto non possiamo contare su una pianificazione chiara e trasparente.
Come possiamo permetterci di prevedere l’acquisto di un’attrezzatura, se non sappiamo cosa accadrà nei prossimi mesi?
Per rendere tutto più chiaro, utilizzerò un’immagine idilliaca: per un’azienda il budget è come un faro che indica la rotta da seguire per tornare a casa sani e salvi. Grazie alla redazione di un budget trasparente e attendibile, non avremo mai a che fare con brutte sorprese perché avremo calcolato tutto nei minimi dettagli.
Ma come si costruisce un budget e di cosa abbiamo bisogno?
Ciò che sottostà alla pianificazione del budget sono gli obiettivi che l’azienda intende raggiungere. Quello che dobbiamo chiederci è: dove vogliamo arrivare da qui a un anno? Diversamente da quello che fa solitamente un ente pubblico, ovvero sviluppare la previsione a partire dalla spesa per coprire i fabbisogni dell’amministrazione, un imprenditore deve iniziare dai ricavi e domandarsi, attenendosi a dei dati oggettivi, se è possibile fare una proiezione e ipotizzare un incremento o viceversa un decremento.
Infatti, esistono occasioni in cui risulta necessario proiettare delle perdite. I motivi possono essere diversi, come la comunicazione della partenza di alcuni lavori pubblici che possono compromettere la viabilità davanti al proprio ristorante. Tra i principi fondamentali per la redazione di una proiezione trasparente e attendibile c’è quello di suddividere il budget in aree precise: operativa, finanziaria e quella degli investimenti.
Le tre sezioni del budget
La sezione operativa si riferisce ai costi e ai ricavi di un’azienda. In questa area ricadono le previsioni ottimistiche in caso di incremento di fatturato o pessimistiche in caso di regresso. Questo segmento comprende anche i costi del personale, i costi di approvvigionamento delle materie prime, le utenze, l’affitto e tutti quei costi che sostengono la produttività. Fanno parte di questa area anche i costi per l’implementazione di strategie di vendita e modi e metodi per incrementare il fatturato.
L’area finanziaria è quella che stabilisce il budget per il cash flow, ovvero il flusso di cassa. In questo caso è opportuno pianificare una previsione mese per mese così da non rischiare di ritrovarsi senza liquidità quando è necessaria. Vale a dire, quando dobbiamo versare lo stipendio al personale. Perché, se con il budget operativo abbiamo stabilito quanto ci occorre per coprire i costi dello staff, con quello finanziario dobbiamo pianificare quando ci serve liquidità per pagare gli stipendi e i contributi.
Infine, c’è la parte dedicata agli investimenti. Infatti, in questa area si stabiliscono le previsioni di tutte quelle spese che dobbiamo sostenere per acquistare le immobilizzazioni. Come una cucina nuova, un forno più grande, un nuovo arredamento, ecc.
E se durante il corso degli eventi ci rendiamo conto che qualche previsione non va secondo i nostri piani?
Lo correggiamo e cambiamo le proiezioni in corso d’opera. Per concludere, il budget è uno strumento dalle potenzialità infinite ed è l’unico mezzo utile per raggiungere gli obiettivi che ci siamo prefissati. Esorto tutti gli imprenditori a fare proiezioni annualmente e a misurarne costantemente i progressi o, viceversa, i regressi. Infatti, raccomando sempre di fare attente analisi e verifiche di mese in mese, così da apportare prontamente le giuste azioni correttive.
E, in ultima, consiglio di condividere sempre gli obiettivi che con lo staff, sarà più facile raggiungerli.
