Il nuovo anno è appena cominciato e con lui altri dodici mesi dove le aziende ristorative dovranno affrontare le sfide sempre più complesse di un mercato che non accenna a diminuire la sua competitività.
I moderni modelli di business della ristorazione
Se da una parte abbiamo i classici modelli di business della ristorazione all’italiana -ristoranti a gestione familiare, bar che offrono tutti i tipi di servizi, gelaterie e piccole enoteche – dall’altro guadagna sempre più spazio il modello economico della catena, del franchising e della ristorazione focalizzata sul business del fast casual.
Per chi non avesse dimestichezza con il termine tecnico, il fast casual è quel modello di business con un ricavo medio che si aggira tra gli 8 e i 25 euro e che unisce la velocità di servizio dei fast food a ricercatezza negli ambienti e nella cucina. Gli imprenditori del fast casual hanno capito fin da subito che per ottenere il successo era necessario digitalizzare e ingegnerizzare la loro proposta.
La necessità del software nella gestione aziendale
Mentre troppi ristoratori “classici” continuano a pensare, ingenuamente, che solo i colossi o i ristoranti con milioni di fatturato ne abbiano bisogno. Si continua a lavorare come si è sempre fatto, tralasciando la precisione, i numeri e, con questi, la corretta gestione economica e finanziaria dell’azienda. Non per niente la percentuale di spreco nella nostra ristorazione è altissima.
A tutte queste problematiche, però, oggi esiste una soluzione tecnica che, accompagnata da una corretta strategia, è capace di ridurre al massimo le perdite di liquidità dovute a una scorretta gestione dell’azienda. Per attuarla sono d’obbligo due ingredienti fondamentali: software e ingegnerizzazione del magazzino.
Il ruolo chiave del gestionale e l’ingegnerizzazione del magazzino
Ma andiamo con ordine. Il primo, il software, ha molte sfaccettature. Nel nostro caso ci focalizzeremo sul gestionale. Lo dico chiaro e tondo: non è più possibile lavorare senza un gestionale di cassa che tenga conto delle vendite, della durata del pasto ecc. E soprattutto, grazie a un gestionale, è possibile ingegnerizzare il magazzino dell’azienda ristorativa. Per farlo sono necessari sei passaggi che vado a spiegare brevemente.
Tutto parte dall’analisi puntuale delle vendite. Quanti piatti di cacio e pepe, branzini, hot dog, piadine, birre. È necessario prendere i dati e spacchettarli per avere più precisione possibile.
Una volta fatto questo si passa alla contrattualistica con i fornitori. Non è più possibile nel 2024 che un fornitore cambi un prezzo senza che l’imprenditore non lo sappia con largo anticipo. Forte dei numeri, il ristoratore deve negoziare condizioni vantaggiose sulle materie prime di cui usufruisce di più, magari utilizzando strategie di prezzo bloccato e conto vendita.
Ottimizzazione della contrattualistica e pianificazione degli acquisti
Legata a questa fase c’è il planning, cioè la necessità di pianificare con attenzione e dettaglio gli acquisti futuri. Se l’imprenditore ha analizzato a dovere i suoi numeri, è in grado di pianificare gli acquisti e le rotazioni del suo magazzino calcolando sugli alti e bassi del marcato.
Per farlo, come detto prima, è necessaria la tecnologia, il prossimo passaggio. Che sia un foglio Excel o Tomato AI, il software di gestione alimentato dall’intelligenza artificiale, l’importante è utilizzare i nuovi mezzi informatici.
Grazie a questi passaggi sarà possibile tenere sotto controllo il flusso di cassa. In tanti anni di consulenza ho visto decine e decine di aziende chiudere a causa di un magazzino fuori controllo che erodeva il flusso di cassa di ristoranti all’apparenza sani.
Il controllo settimanale dell’inventario
E per ultimo, il passaggio forse più importante, il controllo dell’inventario. Un’azienda ristorativa con i numeri sotto controllo può permettersi di effettuare l’inventario anche una volta al mese, ma a una PMI che cominci adesso l’ingegnerizzazione del magazzino consiglio di farlo settimanalmente. Per avere una stima adeguata, infatti, sono necessari almeno dieci inventari. Se il controllo è settimanale, sarà possibile sbrigare il da farsi in due/tre mesi, piuttosto che in quasi un anno. Se non si è mai fatto un inventario serio del magazzino all’inizio può apparire come un compito gravoso e ingrato, ma assicuro al lettore che quando vi avrà preso l’abitudine, si chiederà come in precedenza abbia potuto gestire l’azienda senza farlo.
L’importanza dell’ottenere un magazzino ingegnerizzato
Questi sei sono i passaggi fondamentali per ottenere un magazzino ingegnerizzato.
Come ho scritto sopra, è anche possibile delegare tutto al software di gestione e ottenere risultati stupefacenti, ma, in ogni caso, per l’imprenditore è sempre bene comprendere il meccanismo sottostante. Non sono altro che passaggi logici, di raccolta dati, negoziazione, pianificazione e controllo di gestione e d’inventario.
Sebbene a una prima lettura possano sembrare banali, questo metodo di lavoro di gestione del magazzino è purtroppo quasi del tutto sconosciuto alla ristorazione italiana. Già solo applicandolo con perizia, qualsiasi azienda ristorativa sarà in grado di portare vicino allo zero gli sprechi e, quindi, ottenere migliaia di euro di liquidità che fino a quel momento finiva nell’umido invece che sul conto corrente.
